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面對面會議 VS 視頻會議

郭瑩 高雪娟 汪蔚 2005/10/25

　　開會的第一件事情就是關手機。這是禮貌，也是紀律。但是，有了視頻會議系統，開會前第一個規(guī)定動作就成了開機。

　　此機非彼機。開會前關手機是要求，而開會前開計算機是工具。開了計算機，大家就能坐在屏幕前開視頻會議啦。

　　面對面會議VS 視頻會議

　　服裝界第一梯隊的A集團和B集團是緊咬著的兩個競爭對手。這不，金秋剛剛來臨，兩家集團就都準備召開省級分公司經理會議，探討冬裝的運輸調度和市場營銷工作。不同的是，兩個對手召開會議的形式也不盡相同。A集團把會議地點選在美麗的海濱城市大連——順便放松一下，休整隊伍。B集團的會議地點選在總部深圳，但各個分公司的經理不需要出差到深圳，而是在本地通過視頻會議系統開會。

　　A集團的開會流程是這樣的：總裁辦公室以及生產管理部、市場部、物流部于兩個星期前下發(fā)會議通知，要求各個分公司與會人員準備開會材料，各地分公司的商務人員提前五天定好機票。會議所花去的工作時間為：兩天開會、一天往返、一天游玩，共四個工作日。差旅和食宿費平均每個人為4000元，以每個分公司兩個人計，全國設立的30個分公司加起來共發(fā)生費用24萬元。

　　B集團的流程如下：集團總部和各個分公司前期已經花費16萬元用于購置遠程視頻會議系統。各地開會人員不須出差，幾乎沒有發(fā)生可變費用。開會兩個工作日，效率是A集團的兩倍。在會議進行的幾天中，B集團各地分公司并行處理很多日常事務，工作向前推進進度較快。

　　比較而言，從發(fā)生的成本來看，B集團由于購置了遠程視頻會議系統，長期攤銷成本將更低；從效率來看，B集團的效率比A集團提高了兩倍。從長遠來看，如果A集團繼續(xù)采用現場會議的形式，成本將繼續(xù)保持高速增加態(tài)勢。

　　但從效果來看，由于現場會能夠感受到實際的工作氛圍，A集團在會議探討的氛圍上明顯比B集團活躍；同時，由于現場會的形式，會后各地分公司經理之間有了更多時間和話題上的溝通，交流較為充分，各地之間相互借鑒和學習的氛圍濃厚，會議效果好于B集團。特別是會議的營銷環(huán)節(jié)上，B集團和A集團更是出現了較大差別。從后期冬裝上市的推廣活動來看，A集團對于會議精神的理解以及后期的執(zhí)行要好于B集團。A集團會后的拓展訓練以及集體活動增強了團隊精神和隊伍凝聚力。

　　可以說，從上述案例來看，現場會和遠程視頻會議各有利弊。但不可否認，視頻會議正在越來越多地獲取人們的認可，科技的進步也使得視頻會議越來越接近于現場會議所取得的效果。

　　對于大型集團公司來說，視頻會議帶來的最直觀的好處就是差旅成本的節(jié)約，尤其是分公司較多、地理位置分布比較廣的公司。另外，快速召開會議，意味著更快的決策和更快的市場反應。

　　VS結論：誰也不能抹殺面對面交流的效果，因為那除了話語，還有眼神、神態(tài)，更有私下的交流。所以當面開的會一年怎么也得來兩次。不過其余時間，為了提高效率，還是視頻會議吧。

　　即時通訊VS 專業(yè)視頻

　　C公司是一個正在發(fā)展中的企業(yè)，除北京總部外，各地有十幾個分公司，銷售人員經常出差。老板希望能及時掌握各地的動態(tài)，并通過交流解決問題，但是開會實在是個難題,不但成本高，而且把人碰齊了也不容易。在IT時代，還能被這些事難倒？CIO高明毫不猶豫地拍板，啟用遠程視頻語音來開會。高明相對青睞熟悉的QQ、MSN這些即時通訊軟件。高明是對QQ、MSN等很熟悉的玩家。最后，C公司選擇使用騰訊RTX即時通訊軟件來開會。

　　要開會時，進入軟件主操作界面下面的“進入網絡會議”打開會議室，選擇要參加本次會議的人員后再確定會議召開的時間。這樣，一個網絡會議就創(chuàng)建好了，大家就可以“坐下來”開會。會議支持文本、語音和視頻方式。利用RTX，C公司可以召開多部門、跨地區(qū)的網絡會議。銷售即使在外出差，也可以通過撥號上網進行語音交流，節(jié)約通信費用。

　　而同一時期，高明的發(fā)小兒郭慶也在選擇遠程視頻開會的方案。郭慶的企業(yè)情況跟C公司差不多。參觀了高明的“得意之作”之后，郭慶心想，開會得有一個開會的樣子吧，這么多人都散坐在自己的座位上，如果有人半道離席，自己都不知道。再說了，開會的內容事關公司機密，被哪個黑客闖進來，那可就……于是郭慶選擇商用視頻會議系統的解決方案。這套方案可以實現視頻會議系統和即時通訊系統的無縫銜接。雖說費用高，可郭慶覺得總體效果挺好，達到了自己的要求。

　　高明和郭慶對于自己的遠程視頻開會方案都很滿意。這一方案的分歧，其實正說明了即時通訊軟件對傳統視頻會議系統已經構成了威脅。

　　傳統的商用視頻會議產品仍然是視頻會議市場的主流，語音、視頻都比較穩(wěn)定、高質。有的系統還可以提供電子投票和表決功能，支持會議議程安排，會議過程中的文字交流和文件實時傳輸都不在話下。但是，隨著即時通訊軟件的大行其道，即時通訊軟件與專業(yè)視頻會議產品競爭越來越激烈。

　　與過去的純文本交流不同，新型的即時通信業(yè)務融合了視頻、音頻交流等寬帶應用元素。目前，各種即時通信除提供基本的即時互動交流外，還能提供視頻、語音通信服務，在短信收發(fā)、文件共享、數據傳輸等方面也都有大的開拓和創(chuàng)新。而且企業(yè)級的即時通訊軟件也不再限于點對點的通訊了。

　　可以說，使用企業(yè)級即時通信軟件開會的方案，費用低廉，而且安裝和使用方便，能充分實現實時交互�，F在，召開視頻會議前可以在線呼叫某人：“開會了，快上RTX/MSN。”這樣就可以完成召集工作。而且，即時通信業(yè)務承載的設備也將趨于多樣化，用戶通過PC、手機、PDA以及其他設備都可以使用即時通信，寬帶電話、網絡電話等業(yè)務都可以在即時通信上實現。

　　但是，即時通信軟件的會議功能缺陷是致命的。與商用視頻會議軟件相比，往小處說，即時通訊容易有掉線事故，另外聽會者到底是否在聽，是不是只是機器在線人不在不好把握，會議發(fā)起者對會議的控制力也不夠，不能通過系統主持好會議。往大處說，不少即時通訊軟件的穩(wěn)定性和安全性還有待加強，漏掉信息、忽略重點，甚至被黑客攻擊導致企業(yè)絕密泄漏也不是沒有可能。

　　在競爭面前，融合是一種方式。但到底是以即時通信為底本，融合商用視頻會議軟件的功能，還是以商用視頻會議軟件為底本，融合即時通信的長處，還有待時間和市場的考驗。

　　VS結論：即時通訊再發(fā)展下去，視頻會議就要被擠得沒地兒啦。不過別擔心，視頻會議的高安全性還是很多用戶青睞的基礎呢。

　　硬VS 軟

　　上海人和科技儀器有限公司代理銷售了很多種國外的儀器設備。為了解決不同地區(qū)客戶的售后服務問題，人和公司開始籌建視頻會議系統。他們購買了一套價格僅為10萬元的視頻會議軟件。自從安裝視頻會議系統后，人和每銷售出一套科學儀器產品，都會免費贈送給客戶一個價值300元左右的數字攝像頭，并在對方計算機上安裝一套V2視頻會議客戶端軟件。目前公司已經為大約近百家客戶安裝了客戶端。這些客戶遇到任何問題都可以先通過網上視頻討論，一般問題就無須技術人員出差解決了。為了能更好地看清出現問題的機器的零部件，人和公司購買的是大視頻(分辨率為352×288)版本，用戶可以將視頻圖像放大幾倍，直至全屏顯示。自從使用這套系統以來，公司已經節(jié)省了近10萬元的出差費用，更重要的是，節(jié)省了時間，提高了客服工作效率，縮短了反應時間，提高了客戶滿意度。

　　而深發(fā)展視頻會議項目是在已有的DDN網絡的基礎上，為深圳發(fā)展銀行在17個城市共19個點之間搭建的全國性會議電視平臺。整個深圳發(fā)展銀行會議電視系統組網分為兩級，中心點3套Penteview 2030到下面16個異地的分支行，是典型的硬件視頻案例應用。深圳發(fā)展銀行大廈6樓大會議室、培訓小會議室、32樓會議室作為主會議室，在6樓的機房中放置主MCU(多點控制單元)和一個終端，培訓小會議室放置一個終端，其他16個異地分支行分別放置一臺Penteview 2030終端，通過現有的深發(fā)展DDN網絡相互連通。根據深發(fā)展通信網絡結構及傳輸容量的實際情況，各地可通過現有的DDN專線組建起多點會議電視系統。這個項目開通實施以后，滿足了深圳發(fā)展銀行的遠程電視會議、商務交流、員工培訓等要求，滿足深圳發(fā)展銀行不同地域、不同區(qū)域之間實時遠程視頻會議的需要。

　　乍看起來，好像視頻會議可以用硬件也可以用軟件，那么究竟硬件視頻與軟件視頻相比，有哪些差別？

　　首先，是成本。成本差距是軟硬件視頻系統最大的差別，也是軟件視頻會議系統最大的優(yōu)勢。軟件的購買成本和維護成本都低于硬件系統。的確，一個硬件終端的價格在五萬元，一個MCU則動輒幾十到十幾萬元。如此高的價格，除了大型企業(yè)、政府、銀行以外，很多企業(yè)用戶難以承受。而且硬件淘汰率較高，視頻硬件需要保養(yǎng)、購置、維護，要不斷地根據用戶需求增加而增加設備，這些都需要不斷付出資金。

　　其次，是環(huán)境要求。硬件視頻系統一般需要384kbps以上的獨立線路或者專網，解決防火墻問題就已經很復雜。而軟件視頻方案，則可以使用用戶現有的網絡環(huán)境，56kbps的撥號、xDSL、專線，或者其他方式接入的網絡環(huán)境都能應付自如。

　　雖然看起來軟件視頻比硬件視頻更有優(yōu)勢，但仍有不足。硬件視頻能夠提供高清晰度、流暢的視頻會議服務。軟件視頻會議系統則由于設備與網絡的限制，在這方面難以相比。

　　在未來的企業(yè)市場中，軟件視頻有先天的優(yōu)勢，但也不可能完全代替硬件視頻—必然會有企業(yè)對于視頻會議的要求較高，也會有企業(yè)要求較低，兩者必定會有各自不同的需求產品。未來的市場格局也許是硬件視頻適合那些高端用戶，而軟件視頻則更適合中小企業(yè)用戶。

　　VS結論：一分錢一分貨。貴的硬件視頻當然有質量高、效果好的優(yōu)點，當然如果為了省錢來點軟件視頻也足夠使用。是什么車，就運什么貨，有多少金剛鉆，就攬多少瓷器活吧。

　　租VS 買

　　D集團是國內知名的家電集團，在全國有30個分支機構。為了降低開會的成本，集團決定使用視頻會議系統。自建視頻會議系統遇到的第一個問題是成本如何分攤。各分支機構不愿意做出視頻會議第一次的“巨額”投資，而總公司又不愿意替他們承擔成本。租用聯通的“寶視通”成為總部和分支的共識。現在每次集團開會，就去酒店的視頻會議室。一個意外的收獲是開會效率提高了很多——租用的視頻會議系統按分鐘記費，大家都惜時如金。

　　E公司是北京某高校教授新成立的一家高科技公司，在深圳有一個銷售分部，公司合計不到50人。公司為深圳的客戶提供一種高精密的儀器。這種儀器涉及的技術很先進，很多問題需要向北京的專家請教，于是空中飛行成為北京專家的常事。為了讓兩地的技術人員可以經常像見面一樣討論，這位教授一咬牙，上了一套視頻系統。從此北京的專家不用兩地奔波，在北京照樣解決深圳的問題。

　　視頻會議系統的組建方式可以分為租和自建兩種。很多人會想當然以為，大企業(yè)財大氣粗應該自建，而小企業(yè)實力有限，估計得租。但真正的衡量方法不是這樣的。

　　在上文中，D集團在人數上是E公司的幾百倍，分支機構的數量是后者的30倍，注冊資金更是后者的上百倍。但強大的D集團選擇了租用，而小而精的E公司卻建了一套視頻會議系統。

　　是什么促使他們作出各自的決定？一位視頻會議銷售人士認為，成本才是決定買和賣的關鍵所在。

　　目前，企業(yè)實現視頻通信應用的方式有兩種：一種是買，企業(yè)與視頻通信專業(yè)廠商直接合作，自建視頻通信系統；另一種是租，通過選用某些運營商提供的運營級視頻通信服務享受視頻會議。租的方式也可選：自建終端(終端可以是會議室的產品，費用由設備數量和所選的設備價格決定)，租用視頻會議MCU。也可以是純粹的租用，例如“寶視通”。

　　可以先算成本賬。視頻會議的建設成本很高。一個常見的錯覺是，建設視頻會議系統的就應該是有眾多分支機構的政府部門或者集團公司。其實不然，不論買還是租，都可以計算出單位開會時間的開會成本。

　　購買視頻會議系統的總投資包括網絡環(huán)境搭建費用、會議室裝修費用、系統設備費用和工程費用。實際中，計算成本涉及的因素很多。如果建設硬件視頻系統每個點花費10萬元，正常情況下系統可以使用5年，每年使用時間是50小時，那么平均每小時開會的成本就是400元。如果租用視頻會議系統每點每小時的成本也是400元，那么租和買對于企業(yè)來說是一樣的。不難理解，企業(yè)開會時間增加，更有傾向做出購買的選擇。

　　D集團采用租的方式，表面上看是總部和分支機構在投資上沒有達成一致意見，但根本的原因是集中開會的次數很少，租比較合算。E公司盡管小，但視頻會議需求多，買是最優(yōu)的選擇。

　　除了成本因素之外，企業(yè)自建的方式會提供更大的便利，可以隨時召開會議，適合對視頻通信的需求迫切且對質量要求高、并能承擔全套設備成本的用戶。租的方式不用考慮技術進步所帶來的損失，也沒有維護的煩惱，適合需求不是很頻繁，不愿意一次投資購置整套視頻通信系統的用戶。

　　VS結論：賣的精更要買的精。租還是買，對于用戶來說，關鍵是算好賬。開一次會的成本到底能低到多少，直接關系到用戶的選擇。

　　IPv6后的視頻會議

　　IPv6(Internet Protocol Version 6，互聯網協議第六版)的縮寫，是IETF(Internet Engineering Task Force, 互聯網工程任務組)制定的替代IPv4(Internet Protocol Version 4，互聯網協議第四版)的最新協議。該協議將成為下一代互聯網的標準協議。那么，IPv4為什么要換成IPv6呢？

　　IPv6吸取了IPv4地址資源不足的教訓，采用128位編碼，能產生2的128次方個IP地址(IPv4僅為2的32次方個)，充分解決了地址匱乏的問題。在IPv6下，全球的幾乎每個電子設備(家電、手機、汽車)都可以擁有一個固定的IP。同時，以IPv6為核心的下一代互聯網的數據傳輸速度將比當前提高1000～10000倍，可以實現更高的端到端的傳輸。另外，IPv4協議中由于沒有設置網絡層安全機制，很容易被黑客攻擊、盜取數據，存在大量安全隱患。而在IPv6協議中加入了IPSec安全認證和加密等機制，提供端到端的安全，可以有效控制和減少安全隱患。同時，IPv6簡化固定的基本報頭，提高了處理效率；引入靈活的擴展報頭，提高效率的同時提供靈活的擴展性；即插即用，地址配置簡化，實現自動配置；地址格式更具層次性，便于路由聚合；新增流標記域，更好地支持綜合QoS服務(內建的服務質量保證)，可以直接標識流，并配合RSVP實現資源預留。

　　2003年，以國家戰(zhàn)略項目—中國下一代互聯網示范工程(CNGI)的啟動為標志，中國IPv6商用化進入實質性發(fā)展階段。中國的5大運營商及兩個學術網絡全面加入IPv6規(guī)模部署陣營。預計到2005年底，中國將建成世界最大規(guī)模的IPv6網絡。

　　IPv6之后，視頻會議將迎來新的高潮，因為它解決了地址容量問題，優(yōu)化了地址結構以提高選路效率，提高了數據吞吐量，以適應視頻通信大信息量傳輸的需要。IPv6還加強了組播功能，實現基于組播并具有網絡性能保障的VC視頻會議、高清晰度數字電視、VOD視頻點播、網絡視頻監(jiān)控應用。這是只有高帶寬、高性能的下一代互聯網才能支持的典型應用，具有交互協同技術特性。IPv6對于IPv4的最大革新之處在于它對于QoS的考慮，對各種多媒體信息根據緊急性和服務類別確定數據包的優(yōu)先級。

　　記者手記

　　念好中小企業(yè)經

　　要問現在視頻會議廠商都在以誰為銷售對象，肯定大部分會說政府和大型企業(yè)。政府的會議比較多，大型企業(yè)的“據點”比較分散，相對來說會議成本高，對保密要求高，所以成為眾多視頻廠商的瞄準對象。

　　但還有另外一種說法是，政府已經過了建設高峰期，市場容量已經有限，而大型企業(yè)數過來只有那么多，也大都完成了建設工作。所以該把目光投向中小企業(yè)了，尤其是中小企業(yè)基礎比較差，而基數很大，成為眾多視頻廠商的關注群。

　　可以分析一下中小企業(yè)的實際需求。對于中小企業(yè)來說，在各地設置分支機構的可能性不大，頻繁開會的幾率也比較小，所以好像并沒有太多的市場挖掘度。

　　不過，注意一下，中小企業(yè)在整個產業(yè)生態(tài)鏈中處于比較尷尬的位置，他們大多數是大型企業(yè)或政府的配套廠或供應商，他們需要與大型企業(yè)進行充分的溝通，電話、傳真、郵件固然是良好的溝通方式，但大企業(yè)一發(fā)話，小企業(yè)連忙登門拜訪、當面溝通也是經常的事情。對于中小企業(yè)來說，與大企業(yè)實現良好的溝通，當然是能夠接入到大企業(yè)或政府的視頻會議系統最好，這樣，小企業(yè)也沾個大企業(yè)的光，只要弄個終端就可以實現與大企業(yè)的良好溝通，保證了工作效率。從這個意義上說，視頻會議廠商確實應該調轉一下聲調，開始念中小企業(yè)經，尤其要找到為大企業(yè)或者是政府配套廠的中小企業(yè)調門。

中國計算機報


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