精簡會議納入政府工作 提高效率力克文山會海

2004/04/26

　　在近日結束的第十屆全國人大二次會議上，溫家寶總理在《政府工作報告》中對各級政府明確提出了"改變工作作風，精簡會議"的要求。這一要求既讓廣大群眾看到了新一屆政府講求效率、求真務實的作風，同時也對今后政府以及相關部門的工作效率提出了更高的要求。

　　中國地域廣闊，各類政府部門層層疊疊，干部人數眾多，"三天一大會，兩天一小會"成為很多領導干部的真實寫照。長期以來，在傳統思路的"指揮"下，很多政府職能部門形成了貫有的工作程序。使得我們政府的工作效率、特別是會議效率大打折扣，會議經費逐年上漲，到了讓人深惡痛絕的地步。

　　小到地區(qū)性會議，大到全國性會議，無不"牽一發(fā)而動全身"。這些會議的浪費和效率低下表現或顯性或隱性。顯性的浪費在于會議中的你來我往，酒店、飛機、汽車等大量消耗，再加上來其它瑣碎的經費，動輒上萬元甚至幾十萬元；隱性的浪費在于耽誤工作時間，給正常工作帶來一定的延誤。長此以往，"文山會海"便成為政府工作中久治不愈的痼疾，不僅降低了工作效率，而且對政府的形象產生嚴重的影響，讓百姓怨聲載道。

　　"儉，德之共也；侈，惡之大也"--勤儉節(jié)約的美德在中華民族源遠流長，是一筆寶貴的精神財富。溫總理曾多次提出節(jié)儉辦事的要求，此次在"兩會"上更是敲響了改革的警鐘，讓人不覺為之一振！在信息科技革命風起云涌、信息量劇增的今天，改革傳統會議低效率的運作形式被新一屆政府鄭重的提上了議事日程，到了勢在必行的時候！

　　其實，會議無非是相關的人聚集在一起，商議、討論事情，在交流、溝通中達成共識，最終判斷和傳達工作決策�，F代的會議經過了面對面的交流，是傳遞信息的有效方式，也是人與人之間重要的聯絡和溝通渠道，其作用和功能是電話、傳真、電子郵件等其它通信方式所不能完全替代的。

　　所謂"精簡會議"在于"去其糟粕、取其精華"，并采用現代技術實現新的會議模式。要將傳統會議形式中導致效率低下的部分去除，同時保留和完善現代會議應有的溝通和交流的功能。比如，傳統的會議在組織和實施過程中浪費了很多人力、物力、財力，會議時間很長，參與人員眾多，而發(fā)言者卻寥寥，過后則收效甚微；傳統會議從準備、出發(fā)、乘坐交通工具到達會議現場、到租用會議場所，要占用長短不一的寶貴時間，無論主辦方還是參會方都疲于奔命，更容易導致會議效率低下。那么，如何利用科技手段達成新的會議形式揚長避短呢？

　　在互聯網時代，借助高科技手段使得理想的會議新形式--視頻會議得以實現，不僅能夠解決困擾多年的"會海"問題，還能達到比以往工作更直接、更快速、更高效的目的。視頻會議系統是通過網絡通信技術來實現的虛擬會議，使在地理上分散的用戶可以共聚一處,通過圖形、聲音等多種方式交流信息,支持人們遠距離進行實時信息交流與共享、開展協同工作的應用系統，就像所有的人都在同一房間、面對面地工作一樣。視頻會議極大地方便了協作成員之間真實、直觀的交流，對于遠程會議有著舉足輕重的作用。

　　視頻會議系統具有清晰的視音頻質量和即時的畫面速度，在互聯網上就能流暢地進行。視頻會議系統支持手機、電話接入到會議中來，具有多種會議控制模式，能夠看到多會議場景并支持多人同時發(fā)言。應用視頻會議系統，可適應多種復雜的網絡環(huán)境，安裝簡單，操作人性化，一次投入就可以解除今后會議的諸多"麻煩"。

　　青島是我國的旅游城市，環(huán)保工作變得非常重要，青島環(huán)衛(wèi)局領導一直期望能夠建立一套高效的會議系統來提高辦公效率，同時也為市局行政辦公和管理節(jié)約大量成本。經過詳細的需求分析及嚴格的評測后，安裝了瑞福特公司Smart In One視頻會議系統，其中九個點的會議室覆蓋了整個市局、各基層會議室及其他相關科室，實現了電子會議，有效進行日常管理工作和行政事務的溝通，提高了辦公效率，節(jié)約了成本。杭州商學院也通過引進視頻會議系統，不但各類會議變的簡單方便，節(jié)約了很多費用和時間，而且逐步開展了多種形式的遠程培訓和教學，很多項目的討論也可以隨時溝通，并加強了同國際同行之間的交流。學院的資源得到充分利用，提高了工作效率，得到教職員工和校方的一致認可。

　　得益于高新技術的發(fā)展，視頻會議使得"精簡會議"的改革目標不再遙遠。幾十萬元投入就能輕松實現"電視電話會議"，減少了企事業(yè)單位的各種日常支出，達到節(jié)儉辦事的目的。而且，視頻會議系統可靠的安全性和穩(wěn)定性讓政府部門解除了后顧之憂，已日趨成為中國電子政務不可缺少的一部分。

深圳瑞福特公司供稿 CTI論壇編輯


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